Grand Pharm Trade — первая частная компания в Узбекистане, которая смогла оптимизировать все процессы бухгалтерского и управленческого учёта, собрав их в единой интегрированной системе SAP, одновременно, с их максимальной автоматизацией, стандартизацией и централизацией
Grand Pharm Trade — один из лидеров на рынке фармацевтических изделий Узбекистана, ведущий бизнес по всем направлениям: оптовая торговля, дистрибуция, продажа франшиз аптечных сетей «Бест Фарм» и собственная сеть аптек «Гранд Фарм». Всего в сети в настоящее время 295 аптек, а также функционируют 14 складов по всем регионам Узбекистана.
Компания: Grand Pharm Trade
Отрасль: Фармацевтика
Как было:
Имевшиеся системы учета бизнес-процессов не отвечали современным требованиям эффективного управления бизнесом и его активного расширения. После изучения опыта других компаний в сфере фарм-дистрибуции Grand Pharm Trade приняла решение о внедрении SAP S/4HANA EWM. Трансформации должны были подвергнуться практически все бизнес-процессы, касающиеся финансов: бухгалтерия и отчетность, налогообложение, учет по МСФО и пр. Также требовали трансформации процессы закупок, планирования, логистики, маркетинга и продаж, управления активами, частично HR и др.
Цели проекта:
- Перевести все бизнес-процессы финансового блока в единое цифровое решение для более эффективного управления
- Стандартизировать все процессы для легкого масштабирования и тиражирования в новые регионы при дальнейшем росте бизнеса
Реализация
SAP S/4HANA:
- FI — финансы
- CO — контроллинг
- SD — сбыт
- LO — логистика
- MM — управление материальными потоками
- HR — управление персоналом (частично)
- EWM — расширенное управление складским хозяйством
- PO — интеграция с POS-системой
- CAR — управление POS-данными
Имеющиеся системы учета бизнес-процессов не отвечали требованиям компании для эффективного управления бизнесом и его активного расширения. До начала проекта компания изучила опыт других игроков фарм-рынка из России, Украины и Казахстана, успешно внедривших функционал SAP. При этом учитывались реалии местного законодательства. До внедрения SAP операционная деятельность и бухгалтерский учет велись в разных системах. Многие процессы закупок (договоры, заказы и т.д.) велись вне автоматизированных систем. С ростом бизнеса дальнейшее поддержание прежних моделей не представлялось возможным, и это только убедило компанию в необходимости оптимизировать и объединить все процессы бизнеса в единой системе. Для этого понадобились изменения во всех направлениях деятельности. Наибольшей трансформации подверглись финансовые процессы, закупки и логистика.
Результаты
-25дней
время на закрытие финансового периода по бухгалтерскому учету сократилось с 40 до 15 дней
-30дней
время на закрытие финансового периода по управленческому учету (МСФО) сократилось с 40 до 10 дней
-1день в неделю
сократилась нагрузка на сотрудников — с 6-дневной рабочей недели удалось перейти к 5-дневной с сохранением/увеличением объема продаж
+30-35%
выросла скорость обработки заказов
+45-50%
выросла оборачиваемость товаров на складе
+15-20%
увеличились объемы продаж
-30%
сократился объем некоммерческих закупок, более того, запущена продажа излишних запасов
-5-6дней
инвентаризация на одном складе сократилась по времени с 5-6 рабочих дней до 1
Бизнес-процессы в SAP разделены и интегрированы в единой системе, что позволило избежать дублирования работ и значительно сократить объемы работ в отделе бухгалтерии.
Были настроены автоматические проводки бухгалтерии при каждом движении товара в системе.
Также в компании сформирован централизованный процесс некоммерческих закупок (материалы, услуги и ОС). Это повысило прозрачность и плановость процесса.
Учет и контроль операционных расходов был оптимизирован, начато ведение на уровне МВЗ (место возникновения затрат) – таким образом, стала видна реальная рентабельность каждого направления бизнеса.
Создана централизованная база бизнес-партнеров и медикаментов, материалов, услуг и ОС по всем регионам.
Благодаря использованию матрицы ролей и полномочий на базе решения от SAP задачи конечных пользователей персонализированы и стандартизированы. Это, в свою очередь, позволило снизить риск случайных ошибок пользователей и повысить производительность персонала.
Данные для принятия управленческих решений стали более достоверными, прозрачными и корректными, а также доступными в режиме реального времени.
Внедрение комплексных решений SAP дало возможность перехода бизнеса от технической трудоемкой работы к более аналитической плановой деятельности. Централизация и стандартизация бизнес-процессов открыли перед компанией возможность быстрого и простого масштабирования, тем самым сделав бизнес способным к динамичному росту.
За счет централизации и стандартизации процессов в компании улучшилось взаимодействие между подразделениями/регионами, зародилась корпоративная культура, был получен положительный имиджевый эффект перед всеми бизнес-партнерами: клиенты, поставщики, сотрудники, инвесторы и, конечно же, контролирующие органы. Все это было бонусом к достигнутым целям по разрешению выше отмеченных задач.