Grand Pharm Trade — первая частная компания в Узбекистане, которая смогла оптимизировать все процессы бухгалтерского и управленческого учёта, собрав их в единой интегрированной системе SAP, одновременно, с их максимальной автоматизацией, стандартизацией и централизацией

Grand Pharm Trade — один из лидеров на рынке фармацевтических изделий Узбекистана, ведущий бизнес по всем направлениям: оптовая торговля, дистрибуция, продажа франшиз аптечных сетей «Бест Фарм» и собственная сеть аптек «Гранд Фарм». Всего в сети в настоящее время 295 аптек, а также функционируют 14 складов по всем регионам Узбекистана.

Компания: Grand Pharm Trade

Отрасль: Фармацевтика

Как было:

Имевшиеся системы учета бизнес-процессов не отвечали современным требованиям эффективного управления бизнесом и его активного расширения. После изучения опыта других компаний в сфере фарм-дистрибуции Grand Pharm Trade приняла решение о внедрении SAP S/4HANA EWM. Трансформации должны были подвергнуться практически все бизнес-процессы, касающиеся финансов: бухгалтерия и отчетность, налогообложение, учет по МСФО и пр. Также требовали трансформации процессы закупок, планирования, логистики, маркетинга и продаж, управления активами, частично HR и др.

Цели проекта:

  • Перевести все бизнес-процессы финансового блока в единое цифровое решение для более эффективного управления
  • Стандартизировать все процессы для легкого масштабирования и тиражирования в новые регионы при дальнейшем росте бизнеса

Реализация

Решения:

SAP S/4HANA:
- FI — финансы
- CO — контроллинг
- SD — сбыт
- LO — логистика
- MM — управление материальными потоками
- HR — управление персоналом (частично)
- EWM — расширенное управление складским хозяйством
- PO — интеграция с POS-системой
- CAR — управление POS-данными

Имеющиеся системы учета бизнес-процессов не отвечали требованиям компании для эффективного управления бизнесом и его активного расширения. До начала проекта компания изучила опыт других игроков фарм-рынка из России, Украины и Казахстана, успешно внедривших функционал SAP. При этом учитывались реалии местного законодательства. До внедрения SAP операционная деятельность и бухгалтерский учет велись в разных системах. Многие процессы закупок (договоры, заказы и т.д.) велись вне автоматизированных систем. С ростом бизнеса дальнейшее поддержание прежних моделей не представлялось возможным, и это только убедило компанию в необходимости оптимизировать и объединить все процессы бизнеса в единой системе. Для этого понадобились изменения во всех направлениях деятельности. Наибольшей трансформации подверглись финансовые процессы, закупки и логистика.

Результаты

  • -25дней

    время на закрытие финансового периода по бухгалтерскому учету сократилось с 40 до 15 дней

  • -30дней

    время на закрытие финансового периода по управленческому учету (МСФО) сократилось с 40 до 10 дней

  • -1день в неделю

    сократилась нагрузка на сотрудников — с 6-дневной рабочей недели удалось перейти к 5-дневной с сохранением/увеличением объема продаж

  • +30-35%

    выросла скорость обработки заказов

  • +45-50%

    выросла оборачиваемость товаров на складе

  • +15-20%

    увеличились объемы продаж

  • -30%

    сократился объем некоммерческих закупок, более того, запущена продажа излишних запасов

  • -5-6дней

    инвентаризация на одном складе сократилась по времени с 5-6 рабочих дней до 1

Бизнес-процессы в SAP разделены и интегрированы в единой системе, что позволило избежать дублирования работ и значительно сократить объемы работ в отделе бухгалтерии.

Были настроены автоматические проводки бухгалтерии при каждом движении товара в системе.

Также в компании сформирован централизованный процесс некоммерческих закупок (материалы, услуги и ОС). Это повысило прозрачность и плановость процесса.

Учет и контроль операционных расходов был оптимизирован, начато ведение на уровне МВЗ (место возникновения затрат) – таким образом, стала видна реальная рентабельность каждого направления бизнеса.

Создана централизованная база бизнес-партнеров и медикаментов, материалов, услуг и ОС по всем регионам.

Благодаря использованию матрицы ролей и полномочий на базе решения от SAP задачи конечных пользователей персонализированы и стандартизированы. Это, в свою очередь, позволило снизить риск случайных ошибок пользователей и повысить производительность персонала.

Данные для принятия управленческих решений стали более достоверными, прозрачными и корректными, а также доступными в режиме реального времени.

Внедрение комплексных решений SAP дало возможность перехода бизнеса от технической трудоемкой работы к более аналитической плановой деятельности. Централизация и стандартизация бизнес-процессов открыли перед компанией возможность быстрого и простого масштабирования, тем самым сделав бизнес способным к динамичному росту.

За счет централизации и стандартизации процессов в компании улучшилось взаимодействие между подразделениями/регионами, зародилась корпоративная культура, был получен положительный имиджевый эффект перед всеми бизнес-партнерами: клиенты, поставщики, сотрудники, инвесторы и, конечно же, контролирующие органы. Все это было бонусом к достигнутым целям по разрешению выше отмеченных задач.

Фирдавс Ташметов

руководитель отдела по развитию бизнеса ООО «Гранд Фарм Трейд»