Как происходит сейчас и что предлагает SAP

Например, на рисунке выше пользователь осуществляет целый ряд транзакций для создания сбытового заказа. Он регистрирует заказ на поставку, оформляет отгрузку со склада, отправляет клиенту подтверждение, отдает ему счет-фактуру, получает оплату. В момент, когда пользователь проводит в системе (или системах) операции, это создает транзакционный лог, в котором фиксируется кто, что и когда сделал со всеми необходимыми деталями.

Такие логи можно собирать из любых систем и даже из текстовых файлов. У SAP Process Mining by Celonis есть алгоритмы, позволяющие собирать их и превращать в графы — наглядные схемы, которые показывают, как реально выглядит процесс без чьей-либо интерпретации (пример справа).

В итоге вы можете видеть узкие места на каждом участке. Например, где-то скопились заказы, и менеджер не может их быстро обработать. Celonis позволяет быстро выявить эту проблему и разобраться с ее причиной — нехватка ресурсов, системный сбой или в целом сам процесс методологически выстроен не оптимально.

Анализ процессов работы с кредитными заявками

На рисунке ниже мы видим граф процесса «Обработка заявки на кредит». Каждый шарик красного цвета – это кредитная заявка. Размер шарика определяется стоимостью кредитной заявки (на какую сумму претендует заявитель). Посмотрев на граф, мы видим, что между некоторыми активностями образовываются очереди из шариков – линии красного цвета. Это говорит о том, что в указанный момент времени заявки скапливаются между этапами или долго проходят обработку. Причины могут быть разные: нехватка ресурсов, персонала, особенности регламента процессы, квалификация сотрудников и другие причины.

Анализ процессов в компаниях с филиальной сетью

Также узкие места отлично проявляются в компаниях с филиальной сетью, где процессы могут сильно отличаться в каждой точке. Они формируются исторически — в каждом филиале могут быть разные информационные системы, разные методологии и подходы. В подобной ситуации рано или поздно головная компания захочет их привести к единому шаблону для того, чтобы было проще контролировать. Задача Process Mining — как раз показать разницу между филиальным процессом и эталоном, а также — что необходимо сделать, чтобы привести процессы в филиалах к единому стандарту. На рисунке ниже приведен пример сравнения двух филиалов: справа – эталонный, слева – требующий изменения.

Роботизация процессов

Также Process Mining применим и для задач по роботизации. При помощи этого метода управления процессами можно увидеть, где существует много рутинных задач и подумать, как их можно роботизировать.

Например, в компании часто происходит корректировка цен на заказы от определённых поставщиков и на некоторые группы материалов. А сколько времени тратят сотрудники для корректировки цен для 145 тыс. заказов в год, на каждый из которых уходит по 40 минут? Сколько времени и ресурсов можно сэкономить, если сократить данный объем работ хотя бы на 30%? На сколько при этом сократится длительность цикла закупок, если роботизировать этот процесс? В итоге люди высвободятся на решение аналитических и управленческих задач. На рисунке 6 приведена таблица с перечнем поставщиков, по которым происходит большое количество ручных корректировок.

Предотвращение мошенничества

Process Mining позволяет «отлавливать» и сценарии с мошенничеством (fraud). Допустим, в компании за каждым менеджером закреплена определенная территория продаж с магазинами, в которые нужно продать товар. На уровне системы НСИ данная связь закреплена и затем транслируется в CRM-систему и систему отчетности.

Что происходит в конце года? Продавец заходит в эту систему и открепляет несколько магазинов, в которые он не сумел продать товар. И получается, что его план продаж выполнен теперь не на 80%, а на 100%. Ему выплачивают премию, ведь он же сделал свой план. Проходит время, начинается новый год, и он заново добавляет себе эти два магазина. Проведя внутреннее расследование при помощи Process Mining, выясняется, что у менеджеров и их коллег были права доступа в систему, возможность менять данные и вносить корректировки. Пример отчета по управлению правами и полномочиями приведен на рисунке ниже.