SAP Process Mining by Celonis отвечает на 3 важнейших вопроса о состоянии процессов:
- — Как все происходит на самом деле?
- — В чем проблема?
- — Как исправить процессы?
Что такое Process Mining?
В бизнес-процессах многих компаний ситуация повторяет картинку справа – очень много обходных путей, которые могут упростить действия сотрудников, не нарушая при этом принятые правила. Часто это приводит к снижению продуктивности процесса или его «поломке».
Process Mining помогает руководителю увидеть, как процесс происходит на самом деле, определить в нем неоптимальность и постоянно улучшать его вне зависимости от внешних и внутренних факторов.
Читать статью
Как происходит сейчас и что предлагает SAP
Часто с такими задачами компании обращаются к консультантам. Что сегодня предлагает рынок консалтинга для решения этой задачи? Проведение интервью с сотрудниками и фиксация в отчете их субъективной оценки процессов. А видеть они его могут так, как левую тропинку на картинке. Или вообще могут не знать, какой должна быть эта тропинка. Появляется проблема: как увидеть объективную реальность, а не интерпретацию чей-то точки зрения? Это касается любых бизнес-процессов — закупок, продаж, логистики и т.д.
Решение SAP Process Mining by Celonis позволяет видеть «цифровые следы» сотрудников компании. Если бизнес достаточно оцифрован, мы можем увидеть процесс вне зависимости от того, в какой системе или комплексе систем он реализовывается и оценить его соответствие политикам, стандартам и референсным моделям.

Например, на рисунке выше пользователь осуществляет целый ряд транзакций для создания сбытового заказа. Он регистрирует заказ на поставку, оформляет отгрузку со склада, отправляет клиенту подтверждение, отдает ему счет-фактуру, получает оплату. В момент, когда пользователь проводит в системе (или системах) операции, это создает транзакционный лог, в котором фиксируется кто, что и когда сделал со всеми необходимыми деталями.
Такие логи можно собирать из любых систем и даже из текстовых файлов. У SAP Process Mining by Celonis есть алгоритмы, позволяющие собирать их и превращать в графы — наглядные схемы, которые показывают, как реально выглядит процесс без чьей-либо интерпретации (пример справа).
В итоге вы можете видеть узкие места на каждом участке. Например, где-то скопились заказы, и менеджер не может их быстро обработать. Celonis позволяет быстро выявить эту проблему и разобраться с ее причиной — нехватка ресурсов, системный сбой или в целом сам процесс методологически выстроен не оптимально.
Анализ процессов работы с кредитными заявками
На рисунке ниже мы видим граф процесса «Обработка заявки на кредит». Каждый шарик красного цвета – это кредитная заявка. Размер шарика определяется стоимостью кредитной заявки (на какую сумму претендует заявитель). Посмотрев на граф, мы видим, что между некоторыми активностями образовываются очереди из шариков – линии красного цвета. Это говорит о том, что в указанный момент времени заявки скапливаются между этапами или долго проходят обработку. Причины могут быть разные: нехватка ресурсов, персонала, особенности регламента процессы, квалификация сотрудников и другие причины.

Анализ процессов в компаниях с филиальной сетью
Также узкие места отлично проявляются в компаниях с филиальной сетью, где процессы могут сильно отличаться в каждой точке. Они формируются исторически — в каждом филиале могут быть разные информационные системы, разные методологии и подходы. В подобной ситуации рано или поздно головная компания захочет их привести к единому шаблону для того, чтобы было проще контролировать. Задача Process Mining — как раз показать разницу между филиальным процессом и эталоном, а также — что необходимо сделать, чтобы привести процессы в филиалах к единому стандарту. На рисунке ниже приведен пример сравнения двух филиалов: справа – эталонный, слева – требующий изменения.

Роботизация процессов
Также Process Mining применим и для задач по роботизации. При помощи этого метода управления процессами можно увидеть, где существует много рутинных задач и подумать, как их можно роботизировать.
Например, в компании часто происходит корректировка цен на заказы от определённых поставщиков и на некоторые группы материалов. А сколько времени тратят сотрудники для корректировки цен для 145 тыс. заказов в год, на каждый из которых уходит по 40 минут? Сколько времени и ресурсов можно сэкономить, если сократить данный объем работ хотя бы на 30%? На сколько при этом сократится длительность цикла закупок, если роботизировать этот процесс? В итоге люди высвободятся на решение аналитических и управленческих задач. На рисунке 6 приведена таблица с перечнем поставщиков, по которым происходит большое количество ручных корректировок.

Предотвращение мошенничества
Process Mining позволяет «отлавливать» и сценарии с мошенничеством (fraud). Допустим, в компании за каждым менеджером закреплена определенная территория продаж с магазинами, в которые нужно продать товар. На уровне системы НСИ данная связь закреплена и затем транслируется в CRM-систему и систему отчетности.
Что происходит в конце года? Продавец заходит в эту систему и открепляет несколько магазинов, в которые он не сумел продать товар. И получается, что его план продаж выполнен теперь не на 80%, а на 100%. Ему выплачивают премию, ведь он же сделал свой план. Проходит время, начинается новый год, и он заново добавляет себе эти два магазина. Проведя внутреннее расследование при помощи Process Mining, выясняется, что у менеджеров и их коллег были права доступа в систему, возможность менять данные и вносить корректировки. Пример отчета по управлению правами и полномочиями приведен на рисунке ниже.

Типичные процессы для Process Mining
Закупки
ТОРО
Финансовая функция
Кроме того, Process Mining активно применяется при роботизации процессов и реализации антикризисных COVID-сценариев.
Смотреть демоПримеры клиентских проектов

Уральский банк реконструкции и развития: Цифровой банк с Celonis

Tele2: Эволюция казначейства с Process Mining
